Polityka prywatności

W Dataero Europe SRL ochrona Państwa danych osobowych jest podstawowym obowiązkiem. Niniejsza Polityka prywatności wyjaśnia, w jaki sposób zbieramy, wykorzystujemy, udostępniamy i chronimy dane osobowe w związku z naszą stroną internetową dataero.eu i naszą platformą oprogramowania do zarządzania w lotnictwie („Usługi”), zgodnie z rozporządzeniem (UE) 2016/679 (ogólne rozporządzenie o ochronie danych, „RODO”) oraz obowiązującym belgijskim prawem o ochronie danych (Loi du 30 juillet 2018 relative à la protection des personnes physiques à l’égard des traitements de données à caractère personnel).

1. Kim jesteśmy i dane kontaktowe

Administratorem odpowiedzialnym za Państwa dane osobowe jest:

Dataero Europe SRL
Rond-Point Robert Schuman 11
1040 Bruksela, Belgia
Numer przedsiębiorstwa: BE 1004.272.375
E-mail: legal@dataero.eu

We wszystkich sprawach dotyczących ochrony danych, w celu skorzystania ze swoich praw lub zgłoszenia zastrzeżeń prosimy o kontakt pod adresem legal@dataero.eu. Dokładamy starań, aby odpowiadać na wszystkie wnioski w terminach wymaganych przez obowiązujące prawo.

Dataero nie wyznaczyło formalnego inspektora ochrony danych (IOD), ponieważ nie prowadzi systematycznego monitorowania na dużą skalę ani przetwarzania na dużą skalę szczególnych kategorii danych w rozumieniu art. 37 RODO. Sprawami prywatności zajmuje się nasz dział prawny pod powyższym adresem.

2. Zakres niniejszej Polityki

Niniejsza Polityka prywatności ma zastosowanie do danych osobowych przetwarzanych w związku z:

(a) odwiedzającymi stronę internetową dataero.eu;
(b) osobami, które kontaktują się z nami za pośrednictwem formularzy, poczty elektronicznej lub innych kanałów komunikacji;
(c) pracownikami, przedstawicielami i upoważnionymi użytkownikami naszych klientów biznesowych, którzy uzyskują dostęp do platformy Dataero;
(d) każdą inną osobą, której dane osobowe przetwarzamy jako administrator.

Rozróżnienie administratora i podmiotu przetwarzającego. Gdy Dataero przetwarza dane osobowe w imieniu klienta biznesowego działającego jako administrator (na przykład dane dotyczące zarządzania załogami, dane operacyjne personelu lub dane związane z pasażerami wprowadzone do naszej platformy przez klienta), Dataero działa jako podmiot przetwarzający w rozumieniu art. 4 pkt 8 RODO. W takich przypadkach przetwarzanie to regulują własna dokumentacja klienta dotycząca prywatności oraz nasza umowa powierzenia przetwarzania danych („DPA”). Niniejsza Polityka nie ma zastosowania do danych osobowych, wobec których Dataero działa wyłącznie jako podmiot przetwarzający.

Klienci, którzy chcą zawrzeć z Dataero umowę DPA, powinni skontaktować się pod adresem legal@dataero.eu.

3. Dane osobowe, które zbieramy

3.1 Dane odwiedzających stronę internetową

Gdy odwiedzają Państwo naszą stronę internetową, możemy zbierać:

Dane techniczne: adres IP, typ przeglądarki, żądaną stronę i czas żądania, zapisywane w logach naszego serwera w celu obsługi i zabezpieczenia strony.

Pomiar korzystania (wyłącznie za Państwa zgodą): wyświetlane strony, przybliżona lokalizacja (kraj, miasto), urządzenie, przeglądarka i język, zbierane za pomocą Google Analytics 4 w celu zrozumienia, w jaki sposób korzysta się ze strony. Podstawa prawna: Państwa zgoda (art. 6 ust. 1 lit. a RODO), którą mogą Państwo w każdej chwili wycofać za pomocą odnośnika Ustawienia plików cookie na dole każdej strony.

Dane kontaktowe: imię i nazwisko, służbowy adres e-mail, stanowisko, nazwa firmy i numer telefonu podane dobrowolnie w formularzach kontaktowych lub zapytaniach.

Prośby o demo i wycenę: dane wprowadzone w formularzu kontaktowym (imię i nazwisko, organizacja, służbowy e-mail, opcjonalny numer telefonu, rodzaj organizacji, aplikacja, którą są Państwo zainteresowani, wiadomość oraz strona i język, z których ją wysłano) są przekazywane do naszego systemu zarządzania relacjami z klientami (CRM), w którym nasz zespół obsługuje Państwa zgłoszenie.

Dane marketingowe: preferencje dotyczące poczty elektronicznej i dane o zaangażowaniu, jeśli subskrybują Państwo nasze komunikaty marketingowe.

Pamięć przeglądarki: jak opisano w sekcji 6 poniżej.

3.2 Dane platformy (klienci biznesowi i ich użytkownicy)

Gdy Państwo lub Państwa organizacja korzystają z platformy Dataero, możemy przetwarzać:

Dane konta: imię i nazwisko, służbowy adres e-mail, stanowisko, rola i organizacja zatrudniająca.

Dane operacyjne: dane wprowadzone do platformy dotyczące operacji lotniczych, które mogą obejmować zapisy związane z imiennie wskazanymi członkami załóg, personelem operacyjnym lub innymi osobami. Gdy takie dane stanowią dane osobowe, Dataero przetwarza je jako podmiot przetwarzający w imieniu klienta będącego administratorem.

Dane o korzystaniu: pliki logów, informacje o sesji, wzorce korzystania z funkcji, zdarzenia systemowe i raporty o błędach generowane podczas korzystania z platformy.

Dane wsparcia: komunikacja i informacje przekazane podczas kontaktu z naszym zespołem obsługi klienta.

3.3 Dane, których nie zbieramy

Nie zbieramy celowo za pośrednictwem naszej strony internetowej szczególnych kategorii danych osobowych (art. 9 RODO) — takich jak dane dotyczące zdrowia, pochodzenie rasowe lub etniczne, poglądy polityczne, przekonania religijne lub dane biometryczne. Jeśli jakiekolwiek takie dane zostaną przypadkowo zawarte w danych operacyjnych platformy przez klienta, klient pozostaje administratorem odpowiedzialnym za zapewnienie ważnej podstawy prawnej tego przetwarzania, a Dataero będzie je przetwarzać wyłącznie zgodnie z obowiązującą umową DPA.

4. Podstawy prawne przetwarzania (art. 6 RODO)

Przetwarzamy Państwa dane osobowe wyłącznie wtedy, gdy mamy ku temu ważną podstawę prawną. Podstawy prawne, na których się opieramy, są następujące:

4.1 Wykonanie umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO)
Przetwarzamy dane konta, dane o korzystaniu z platformy i dane wsparcia w celu świadczenia Usług i zarządzania nimi na podstawie naszej umowy subskrypcji oprogramowania z Państwa organizacją oraz w celu podjęcia działań przed zawarciem umowy na Państwa żądanie (np. odpowiedzi na zapytanie o produkt lub prośbę o demo).

4.2 Prawnie uzasadnione interesy (art. 6 ust. 1 lit. f RODO) Przetwarzamy logi bezpieczeństwa i zapobiegania oszustwom oraz komunikację marketingową B2B (gdy nie wymaga ona zgody na podstawie obowiązujących przepisów o prywatności i łączności elektronicznej) na podstawie naszych prawnie uzasadnionych interesów polegających na utrzymaniu bezpieczeństwa i integralności naszych systemów oraz na promowaniu naszych Usług wśród odpowiednich kontaktów zawodowych. Oceniliśmy, że Państwa podstawowe prawa i wolności nie mają nadrzędnego charakteru wobec tych interesów, biorąc pod uwagę kontekst B2B naszej działalności i ograniczoną ingerencję związanego z tym przetwarzania.

4.3 Wypełnienie obowiązku prawnego (art. 6 ust. 1 lit. c RODO)
Przetwarzamy określone dane, gdy wymaga tego prawo belgijskie, prawo UE, obowiązujące przepisy podatkowe, nakazy sądowe lub żądania właściwych organów nadzorczych lub organów ścigania.

4.4 Zgoda (art. 6 ust. 1 lit. a RODO) Gdy opieramy się na Państwa zgodzie, na przykład w przypadku komunikacji marketingowej e-mail, gdy wymagają tego obowiązujące przepisy o prywatności i łączności elektronicznej, mogą Państwo wycofać zgodę w dowolnym momencie bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano przed jej wycofaniem. Wnioski o wycofanie zgody należy kierować na adres legal@dataero.eu.

5. Jak wykorzystujemy Państwa dane osobowe

Wykorzystujemy zebrane dane osobowe w następujących celach, z których każdy opiera się na podstawie prawnej opisanej w sekcji 4:

• obsługa, utrzymanie i ulepszanie tej strony internetowej i Usług;
• tworzenie i zarządzanie kontami użytkowników oraz zapewnianie obsługi klienta;
• odpowiadanie na zapytania oraz obsługa wniosków przedumownych i umownych;
• wysyłanie wiadomości transakcyjnych i powiadomień serwisowych niezbędnych do działania Państwa konta;
• wysyłanie kontaktom biznesowym komunikacji marketingowej dotyczącej naszych produktów i usług (z zastrzeżeniem możliwości rezygnacji lub zgody, w zależności od przypadku);
• analiza korzystania z platformy Dataero przez zalogowanych użytkowników w celu ulepszania naszych Usług;
• wykrywanie, badanie i zapobieganie oszustwom, nadużyciom, nieuprawnionemu dostępowi i incydentom bezpieczeństwa;
• wypełnianie obowiązków prawnych i odpowiadanie na zgodne z prawem żądania organów regulacyjnych, sądowych lub organów ścigania;
• egzekwowanie naszego Regulaminu oraz ochrona praw i interesów Dataero i osób trzecich.

6. Pliki cookie i technologie śledzące

Wyłącznie za Państwa zgodą ta strona internetowa korzysta z Google Analytics 4, dostarczanego przez Google Ireland Limited, aby mierzyć sposób korzystania z niej. Narzędzie jest skonfigurowane z wyłączonymi sygnałami Google i funkcjami reklamowymi, jego pliki cookie wygasają po 13 miesiącach, a Google Analytics nie rejestruje ani nie przechowuje adresów IP. Dopóki nie wyrażą Państwo zgody, żaden pomiarowy plik cookie nie jest ustawiany i żadne dane pomiarowe nie są wysyłane; odmowa nie ma żadnego wpływu na korzystanie ze strony. Strony w języku chińskim uproszczonym nigdy go nie wczytują.

Strona zapisuje również dwa ustawienia w pamięci lokalnej Państwa przeglądarki, które nigdy nie opuszczają Państwa urządzenia: wybór jasnego lub ciemnego trybu wyświetlania (klucz website-theme) oraz wybór dotyczący analityki (klucz website-cookie-consent, 12 miesięcy). Są one ściśle niezbędne do zapewnienia tego, o co Państwo proszą, i nie wymagają Państwa zgody. Mogą je Państwo w każdej chwili usunąć, czyszcząc dane witryny w przeglądarce.

Pełną listę plików cookie oraz informacje o tym, jak zmienić swój wybór, znajdą Państwo w naszej Polityce plików cookie.

7. Międzynarodowe przekazywanie danych

Dataero jest spółką belgijską i przetwarza dane osobowe przede wszystkim w Europejskim Obszarze Gospodarczym („EOG”). Niektórzy z naszych zewnętrznych dostawców usług mają jednak siedzibę poza EOG, w tym w Stanach Zjednoczonych. Gdy przekazujemy dane osobowe do państw, wobec których Komisja Europejska nie wydała decyzji stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony na podstawie art. 45 RODO, zapewniamy odpowiednie zabezpieczenia, a mianowicie:

Standardowe klauzule umowne (SKU): opieramy się przede wszystkim na standardowych klauzulach umownych przyjętych przez Komisję Europejską na mocy decyzji wykonawczej Komisji (UE) 2021/914 z dnia 4 czerwca 2021 r. (w przypadku przekazywania między administratorem a podmiotem przetwarzającym oraz między administratorami). W razie potrzeby SKU są uzupełniane oceną skutków przekazania („TIA”) oraz dodatkowymi środkami technicznymi i organizacyjnymi.

Ramy ochrony danych UE–USA: w przypadku przekazywania danych dostawcom z siedzibą w USA certyfikowanym w ramach Ram ochrony danych UE–USA (decyzja stwierdzająca odpowiedni stopień ochrony przyjęta przez Komisję Europejską w dniu 10 lipca 2023 r.) możemy opierać się na tej decyzji jako mechanizmie przekazywania.

Mogą Państwo zażądać informacji o konkretnych zabezpieczeniach mających zastosowanie do przekazywania danych określonemu podmiotowi przetwarzającemu, kontaktując się pod adresem legal@dataero.eu.

8. Okres przechowywania danych

Przechowujemy dane osobowe tylko tak długo, jak jest to niezbędne do celów, dla których zostały zebrane, z uwzględnieniem obowiązujących ustawowych obowiązków przechowywania i uzasadnionych potrzeb biznesowych. Nasze standardowe okresy przechowywania są następujące:

• dane z formularza kontaktowego i zapytań: 3 lata od daty ostatniego kontaktu lub zakończenia danej relacji przedumownej
• dane konta i platformy: przez okres trwania stosunku umownego plus 5 lat lub inaczej, jeśli wymaga tego obowiązujące prawo
• dokumentacja finansowa, fakturowa i podatkowa: 7 lat, zgodnie z belgijskim prawem o rachunkowości i prawem podatkowym
• logi bezpieczeństwa i dostępu do strony internetowej: od 6 do 12 miesięcy
• rejestry zgód marketingowych: przez okres trwania relacji marketingowej plus 3 lata

Po upływie obowiązującego okresu przechowywania dane osobowe są bezpiecznie usuwane lub nieodwracalnie anonimizowane. Gdy usunięcie nie jest od razu wykonalne (np. systemy kopii zapasowych), dane są izolowane i chronione przed dalszym aktywnym przetwarzaniem do czasu zakończenia usuwania.

9. Bezpieczeństwo danych

Dataero wdraża odpowiednie środki techniczne i organizacyjne w celu ochrony danych osobowych przed przypadkowym lub niezgodnym z prawem zniszczeniem, utratą, modyfikacją, nieuprawnionym ujawnieniem lub dostępem, zgodnie z art. 32 RODO. Nasze środki bezpieczeństwa obejmują między innymi:

• szyfrowanie danych osobowych w tranzycie (TLS/SSL) i w spoczynku;
• kontrolę dostępu opartą na rolach i zasadę najmniejszych uprawnień;
• uwierzytelnianie wieloskładnikowe przy dostępie do systemów produkcyjnych;
• regularne oceny bezpieczeństwa, skanowanie podatności i testy penetracyjne;
• szkolenia personelu z ochrony danych i bezpieczeństwa informacji;
• procedury reagowania na incydenty i zgłaszania naruszeń ochrony danych zgodnie z art. 33 i 34 RODO.

Niezależnie od tych środków żaden system nie jest całkowicie odporny na incydenty bezpieczeństwa. Jeśli dowiedzą się Państwo o jakiejkolwiek podatności lub incydencie bezpieczeństwa dotyczącym naszych Usług, prosimy o niezwłoczne powiadomienie nas pod adresem legal@dataero.eu.

10. Zewnętrzne podmioty przetwarzające

Udostępniamy dane osobowe zaufanym zewnętrznym podmiotom przetwarzającym, które świadczą usługi w naszym imieniu. Wszystkie podmioty przetwarzające są związane umowami powierzenia przetwarzania danych, które zobowiązują je do: przetwarzania danych osobowych wyłącznie na nasze udokumentowane polecenie; wdrożenia odpowiednich technicznych i organizacyjnych środków bezpieczeństwa; wspierania nas w wywiązywaniu się z obowiązku odpowiadania na żądania osób, których dane dotyczą, oraz z obowiązków w zakresie bezpieczeństwa; a także usunięcia lub zwrotu danych po zakończeniu świadczenia usług.

Kategorie zewnętrznych podmiotów przetwarzających, z których korzystamy, obejmują:

Infrastruktura chmurowa i hosting (przechowywanie, przetwarzanie danych i odtwarzanie po awarii)

Narzędzia do zarządzania relacjami z klientami (CRM) (zarządzanie kontaktami biznesowymi i procesem sprzedaży)

Platformy poczty elektronicznej i automatyzacji marketingu (komunikacja transakcyjna i marketingowa)

Operatorzy płatności (obsługa płatności za subskrypcje; Dataero nie przechowuje danych kart płatniczych)

Analityka internetowa (Google Analytics 4 firmy Google Ireland Limited, wyłącznie za Państwa zgodą)

Narzędzia obsługi klienta (system zgłoszeń i zarządzanie sprawami wsparcia)

Nie sprzedajemy, nie wynajmujemy ani nie wymieniamy Państwa danych osobowych z żadną osobą trzecią dla jej własnych, niezależnych celów marketingowych lub handlowych.

11. Państwa prawa wynikające z RODO

Jako osobie, której dane dotyczą, przysługują Państwu następujące prawa wynikające z RODO, z zastrzeżeniem obowiązujących warunków, ograniczeń i wyłączeń przewidzianych w prawie UE lub prawie belgijskim:

Prawo dostępu (art. 15 RODO): uzyskanie potwierdzenia, czy przetwarzamy dotyczące Państwa dane osobowe, oraz otrzymanie kopii tych danych wraz z informacjami o sposobie ich przetwarzania.

Prawo do sprostowania (art. 16 RODO): niezwłoczne sprostowanie nieprawidłowych lub uzupełnienie niekompletnych danych osobowych.

Prawo do usunięcia danych / „prawo do bycia zapomnianym” (art. 17 RODO): żądanie usunięcia Państwa danych osobowych, gdy nie istnieje nadrzędny prawnie uzasadniony powód ich zachowania, gdy wycofają Państwo zgodę (i nie ma innej podstawy prawnej) lub gdy dane były przetwarzane niezgodnie z prawem.

Prawo do ograniczenia przetwarzania (art. 18 RODO): żądanie ograniczenia przetwarzania Państwa danych osobowych w określonych okolicznościach (np. na czas kwestionowania prawidłowości danych).

Prawo do przenoszenia danych (art. 20 RODO): otrzymanie dostarczonych nam przez Państwa danych osobowych w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym formacie nadającym się do odczytu maszynowego oraz przesłanie tych danych innemu administratorowi, o ile jest to technicznie możliwe (ma zastosowanie, gdy przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody lub umowy i w sposób zautomatyzowany).

Prawo do sprzeciwu (art. 21 RODO): wniesienie w dowolnym momencie sprzeciwu wobec przetwarzania Państwa danych osobowych opartego na prawnie uzasadnionych interesach (art. 6 ust. 1 lit. f), w tym profilowania na tej podstawie, oraz sprzeciwu wobec przetwarzania na potrzeby marketingu bezpośredniego (w takim przypadku niezwłocznie zaprzestaniemy przetwarzania).

Prawo do wycofania zgody (art. 7 ust. 3 RODO): gdy przetwarzanie opiera się na Państwa zgodzie, wycofanie tej zgody w dowolnym momencie. Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano przed jej wycofaniem.

Aby skorzystać z któregokolwiek z tych praw, prosimy o przesłanie pisemnego wniosku na adres legal@dataero.eu. Odpowiemy w ciągu jednego (1) miesiąca od otrzymania, z możliwością przedłużenia o kolejne dwa (2) miesiące w przypadku wniosków złożonych lub licznych (w takim przypadku poinformujemy Państwa o przedłużeniu w ciągu pierwszego miesiąca). Przed rozpatrzeniem wniosku możemy zweryfikować Państwa tożsamość. Wnioski są co do zasady bezpłatne; możemy pobrać rozsądną opłatę za wnioski ewidentnie nieuzasadnione lub nadmierne.

12. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji i profilowanie

Dataero nie podejmuje wobec osób fizycznych decyzji, które wywołują skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na nie wpływają, opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, w tym profilowaniu, w rozumieniu art. 22 ust. 1 RODO.

Gdy narzędzia analityczne lub narzędzia AI są wykorzystywane do analizy wzorców korzystania, służy to wyłącznie wewnętrznemu ulepszaniu produktu i nie prowadzi do zautomatyzowanego podejmowania decyzji w indywidualnych przypadkach o istotnych skutkach prawnych lub podobnych. Jeśli ta praktyka zmieni się w przyszłości, zaktualizujemy niniejszą Politykę i przekażemy wszelkie dodatkowe informacje wymagane przez obowiązujące prawo.

13. Dane dzieci

Strona internetowa i Usługi Dataero są skierowane wyłącznie do użytkowników biznesowych i organizacji zawodowych. Nie zbieramy ani nie przetwarzamy świadomie danych osobowych dotyczących osób poniżej 18. roku życia. Jeśli uważają Państwo, że nieumyślnie otrzymaliśmy dane osobowe od osoby małoletniej lub jej dotyczące, prosimy o niezwłoczny kontakt pod adresem legal@dataero.eu, a my niezwłocznie podejmiemy kroki w celu usunięcia tych danych.

14. Organ nadzorczy

Mają Państwo prawo wnieść w dowolnym momencie skargę do właściwego organu nadzorczego, jeśli uważają Państwo, że Państwa dane osobowe były przetwarzane z naruszeniem obowiązującego prawa o ochronie danych. Wiodącym organem nadzorczym dla Dataero Europe SRL jest:

Autorité de protection des données / Gegevensbeschermingsautoriteit (APD/GBA)
Rue de la Presse 35 / Drukpersstraat 35
1000 Bruksela, Belgia
Tel.: +32 2 274 48 00
E-mail: contact@apd-gba.be
Strona internetowa: www.autoriteprotectiondonnees.be

Jeśli przebywają Państwo w innym państwie członkowskim UE/EOG, mogą Państwo również wnieść skargę do organu ochrony danych w państwie swojego zwykłego pobytu lub miejsca pracy. Bylibyśmy jednak wdzięczni za możliwość bezpośredniego rozwiązania Państwa wątpliwości, zanim zwrócą się Państwo do organu nadzorczego. Prosimy w pierwszej kolejności o kontakt pod adresem legal@dataero.eu.

15. Zmiany niniejszej Polityki prywatności

Możemy od czasu do czasu aktualizować niniejszą Politykę prywatności, aby odzwierciedlić zmiany w naszych praktykach przetwarzania danych, wymogach prawnych lub oferowanych przez nas Usługach. W przypadku istotnych zmian przekażemy z rozsądnym wyprzedzeniem powiadomienie, pocztą elektroniczną lub w formie wyraźnego komunikatu na stronie internetowej, co najmniej piętnaście (15) dni przed wejściem zmian w życie. Data ostatniej aktualizacji jest podana u góry tej strony.

Dalsze korzystanie przez Państwa ze strony internetowej lub Usług po jakiejkolwiek aktualizacji stanowi potwierdzenie zapoznania się ze zmienioną Polityką. W przypadku istotnych zmian wpływających na Państwa prawa możemy zwrócić się o ponowną zgodę, gdy wymaga tego prawo.

W razie jakichkolwiek pytań dotyczących niniejszej Polityki prywatności lub naszych praktyk ochrony danych prosimy o kontakt pod adresem legal@dataero.eu.