Privacybeleid

Bij Dataero Europe SRL is de bescherming van uw persoonsgegevens een kernverantwoordelijkheid. Dit Privacybeleid legt uit hoe wij persoonsgegevens verzamelen, gebruiken, delen en beschermen in verband met onze website dataero.eu en ons softwareplatform voor luchtvaartbeheer (de “Diensten”), in overeenstemming met Verordening (EU) 2016/679 (de Algemene Verordening Gegevensbescherming, “AVG”) en de toepasselijke Belgische wetgeving inzake gegevensbescherming (Wet van 30 juli 2018 betreffende de bescherming van natuurlijke personen met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens).

1. Wie wij zijn en contactgegevens

De verwerkingsverantwoordelijke voor uw persoonsgegevens is:

Dataero Europe SRL
Rond-Point Robert Schuman 11
1040 Brussel, België
Ondernemingsnummer: BE 1004.272.375
E-mail: legal@dataero.eu

Voor alle vragen over gegevensbescherming, om uw rechten uit te oefenen of om een bezorgdheid te melden, kunt u contact met ons opnemen via legal@dataero.eu. Wij streven ernaar alle verzoeken te beantwoorden binnen de termijnen die het toepasselijke recht voorschrijft.

Dataero heeft geen formele functionaris voor gegevensbescherming (DPO) aangesteld, aangezien het zich niet bezighoudt met grootschalige stelselmatige observatie of grootschalige verwerking van bijzondere categorieën van gegevens in de zin van artikel 37 AVG. Privacyaangelegenheden worden behandeld door onze juridische dienst op het bovenvermelde adres.

2. Toepassingsgebied van dit beleid

Dit Privacybeleid is van toepassing op persoonsgegevens die worden verwerkt in verband met:

(a) bezoekers van de website dataero.eu;
(b) personen die contact met ons opnemen via formulieren, e-mail of andere communicatiekanalen;
(c) werknemers, vertegenwoordigers en gemachtigde gebruikers van onze zakelijke klanten die toegang hebben tot het Dataero-platform;
(d) elke andere persoon wiens persoonsgegevens wij verwerken in onze hoedanigheid van verwerkingsverantwoordelijke.

Onderscheid tussen verwerkingsverantwoordelijke en verwerker. Wanneer Dataero persoonsgegevens verwerkt namens een zakelijke klant die optreedt als verwerkingsverantwoordelijke (bijvoorbeeld gegevens over bemanningsbeheer, operationele personeelsgegevens of passagiersgerelateerde gegevens die door een klant in ons platform worden ingevoerd), treedt Dataero op als verwerker in de zin van artikel 4, punt 8, AVG. In die omstandigheden worden deze verwerkingen beheerst door de eigen privacydocumentatie van de klant en onze Verwerkersovereenkomst (“DPA”). Dit beleid is niet van toepassing op persoonsgegevens waarvoor Dataero uitsluitend als verwerker optreedt.

Klanten die een DPA met Dataero wensen af te sluiten, kunnen contact opnemen via legal@dataero.eu.

3. Persoonsgegevens die wij verzamelen

3.1 Gegevens van websitebezoekers

Wanneer u onze website bezoekt, kunnen wij het volgende verzamelen:

Technische gegevens: IP-adres, browsertype, opgevraagde pagina en tijdstip van het verzoek, vastgelegd in onze serverlogs om de website te beheren en te beveiligen.

Gebruiksmeting (alleen met uw toestemming): bekeken pagina's, geschatte locatie (land, stad), apparaat, browser en taal, verzameld met Google Analytics 4 om te begrijpen hoe de website wordt gebruikt. Rechtsgrond: uw toestemming (art. 6, lid 1, onder a), AVG), die u op elk moment kunt intrekken via de link Cookie-instellingen onderaan elke pagina.

Contactgegevens: naam, professioneel e-mailadres, functie, bedrijfsnaam en telefoonnummer die vrijwillig worden verstrekt via contact- of aanvraagformulieren.

Demo- en offerteaanvragen: de gegevens die u in het contactformulier invoert (naam, organisatie, zakelijk e-mailadres, optioneel telefoonnummer, het type organisatie, de app waarin u geïnteresseerd bent, uw bericht, en de pagina en taal van waaruit u het hebt verzonden) worden doorgegeven aan ons systeem voor klantrelatiebeheer (CRM), waar ons team uw aanvraag behandelt.

Marketinggegevens: e-mailvoorkeuren en betrokkenheidsgegevens als u zich inschrijft op onze marketingcommunicatie.

Browseropslag: zoals beschreven in sectie 6 hieronder.

3.2 Platformgegevens (zakelijke klanten en hun gebruikers)

Wanneer u of uw organisatie het Dataero-platform gebruikt, kunnen wij het volgende verwerken:

Accountgegevens: naam, professioneel e-mailadres, functie, rol en werkgever.

Operationele gegevens: gegevens die in het platform worden ingevoerd met betrekking tot luchtvaartoperaties, die records kunnen bevatten die verband houden met bij naam genoemde bemanningsleden, operationeel personeel of andere personen. Waar dergelijke gegevens persoonsgegevens vormen, verwerkt Dataero ze als verwerker namens de klant-verwerkingsverantwoordelijke.

Gebruiksgegevens: logbestanden, sessie-informatie, patronen in het gebruik van functies, systeemgebeurtenissen en foutrapporten die tijdens het gebruik van het platform worden gegenereerd.

Ondersteuningsgegevens: communicatie en informatie die u verstrekt wanneer u contact opneemt met ons klantenondersteuningsteam.

3.3 Gegevens die wij niet verzamelen

Wij verzamelen via onze website niet opzettelijk bijzondere categorieën van persoonsgegevens (artikel 9 AVG) — zoals gezondheidsgegevens, raciale of etnische afkomst, politieke opvattingen, religieuze overtuigingen of biometrische gegevens. Indien dergelijke gegevens door een klant incidenteel in de operationele platformgegevens worden opgenomen, blijft de klant de verwerkingsverantwoordelijke die moet zorgen voor een geldige rechtsgrond voor die verwerking, en zal Dataero ze uitsluitend verwerken in overeenstemming met de toepasselijke DPA.

4. Rechtsgronden voor de verwerking (artikel 6 AVG)

Wij verwerken uw persoonsgegevens alleen wanneer wij daarvoor een geldige rechtsgrond hebben. De rechtsgronden waarop wij ons beroepen, zijn de volgende:

4.1 Uitvoering van een overeenkomst (art. 6, lid 1, onder b), AVG)
Wij verwerken accountgegevens, platformgebruiksgegevens en ondersteuningsgegevens om onze Diensten te leveren en te beheren krachtens onze Softwareabonnementsovereenkomst met uw organisatie, en om op uw verzoek precontractuele maatregelen te nemen (bv. het beantwoorden van een productvraag of een demoaanvraag).

4.2 Gerechtvaardigde belangen (art. 6, lid 1, onder f), AVG) Wij verwerken beveiligings- en fraudepreventielogs en B2B-marketingcommunicatie (waar hiervoor geen toestemming vereist is onder de toepasselijke ePrivacyregels) op basis van onze gerechtvaardigde belangen bij het handhaven van de beveiliging en integriteit van onze systemen en bij het promoten van onze Diensten bij relevante professionele contacten. Wij hebben beoordeeld dat deze belangen niet zwaarder wegen dan uw grondrechten en fundamentele vrijheden, gelet op de B2B-context van onze activiteiten en het beperkt indringende karakter van de betrokken verwerking.

4.3 Naleving van wettelijke verplichtingen (art. 6, lid 1, onder c), AVG)
Wij verwerken bepaalde gegevens wanneer het Belgische recht, het Unierecht, de toepasselijke belastingregelgeving, gerechtelijke bevelen of verzoeken van bevoegde toezichthoudende of rechtshandhavingsautoriteiten dit vereisen.

4.4 Toestemming (art. 6, lid 1, onder a), AVG) Wanneer wij ons op uw toestemming beroepen, bijvoorbeeld voor marketingcommunicatie per e-mail waar de toepasselijke ePrivacyregels dit vereisen, kunt u uw toestemming te allen tijde intrekken zonder dat dit afbreuk doet aan de rechtmatigheid van de verwerking die vóór de intrekking heeft plaatsgevonden. Verzoeken tot intrekking van toestemming kunnen worden gericht aan legal@dataero.eu.

5. Hoe wij uw persoonsgegevens gebruiken

Wij gebruiken de persoonsgegevens die wij verzamelen voor de volgende doeleinden, elk ondersteund door een rechtsgrond beschreven in sectie 4:

• om deze website en de Diensten te beheren, te onderhouden en te verbeteren;
• om gebruikersaccounts aan te maken en te beheren en klantenondersteuning te bieden;
• om vragen te beantwoorden en precontractuele en contractuele verzoeken te verwerken;
• om transactionele e-mails en dienstmeldingen te verzenden die noodzakelijk zijn voor de werking van uw account;
• om marketingcommunicatie over onze producten en diensten naar zakelijke contacten te verzenden (met inachtneming van opt-out of toestemming, naargelang het geval);
• om het gebruik van het Dataero-platform door zijn aangemelde gebruikers te analyseren teneinde onze Diensten te verbeteren;
• om fraude, misbruik, ongeoorloofde toegang en beveiligingsincidenten op te sporen, te onderzoeken en te voorkomen;
• om wettelijke verplichtingen na te komen en te reageren op rechtmatige verzoeken van regelgevende, gerechtelijke of rechtshandhavingsautoriteiten;
• om onze Algemene Voorwaarden te handhaven en de rechten en belangen van Dataero en derden te beschermen.

6. Cookies en trackingtechnologieën

Alleen met uw toestemming gebruikt deze website Google Analytics 4, geleverd door Google Ireland Limited, om het gebruik ervan te meten. Het is zo geconfigureerd dat Google-signalen en advertentiefuncties zijn uitgeschakeld, de cookies ervan verlopen na 13 maanden, en Google Analytics registreert of bewaart geen IP-adressen. Zolang u niet akkoord gaat, wordt geen meetcookie geplaatst en worden geen meetgegevens verzonden; weigeren heeft geen gevolgen voor uw gebruik van de website. De pagina's in het Vereenvoudigd Chinees laden het nooit.

De website slaat ook twee instellingen op in de lokale opslag van uw browser, die uw apparaat nooit verlaten: uw keuze voor een lichte of donkere weergave (sleutel website-theme) en uw keuze inzake analyse (sleutel website-cookie-consent, 12 maanden). Zij zijn strikt noodzakelijk om te leveren waarom u vraagt en vereisen uw toestemming niet. U kunt ze op elk moment verwijderen door de sitegegevens in uw browser te wissen.

Raadpleeg voor de volledige lijst van cookies en hoe u uw keuze kunt wijzigen ons Cookiebeleid.

7. Internationale gegevensdoorgiften

Dataero is een Belgische vennootschap en verwerkt persoonsgegevens hoofdzakelijk binnen de Europese Economische Ruimte (“EER”). Sommige van onze externe dienstverleners zijn echter buiten de EER gevestigd, onder meer in de Verenigde Staten. Wanneer wij persoonsgegevens doorgeven aan landen waarvoor de Europese Commissie geen adequaatheidsbesluit krachtens artikel 45 AVG heeft vastgesteld, zorgen wij ervoor dat passende waarborgen worden geboden, met name:

Standaardcontractbepalingen (SCC's): wij beroepen ons hoofdzakelijk op de standaardcontractbepalingen die door de Europese Commissie zijn vastgesteld krachtens Uitvoeringsbesluit (EU) 2021/914 van de Commissie van 4 juni 2021 (voor doorgiften van verwerkingsverantwoordelijke naar verwerker en van verwerkingsverantwoordelijke naar verwerkingsverantwoordelijke). Waar vereist worden de SCC's aangevuld met een doorgifte-effectbeoordeling (“TIA”) en aanvullende technische en organisatorische maatregelen.

EU-VS-kader voor gegevensbescherming: voor doorgiften aan in de VS gevestigde dienstverleners die gecertificeerd zijn onder het EU-VS-kader voor gegevensbescherming (adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie van 10 juli 2023) kunnen wij ons op dat adequaatheidsbesluit beroepen als doorgiftemechanisme.

U kunt informatie opvragen over de specifieke waarborgen die van toepassing zijn op doorgiften aan een bepaalde verwerker door contact op te nemen via legal@dataero.eu.

8. Bewaring van gegevens

Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan nodig is voor de doeleinden waarvoor ze werden verzameld, rekening houdend met de toepasselijke wettelijke bewaarverplichtingen en gerechtvaardigde zakelijke behoeften. Onze standaardbewaartermijnen zijn de volgende:

• Gegevens van contactformulieren en aanvragen: 3 jaar vanaf de datum van het laatste contact of het einde van de betrokken precontractuele relatie
• Account- en platformgegevens: voor de duur van de contractuele relatie plus 5 jaar, of zoals anderszins vereist door het toepasselijke recht
• Financiële, facturatie- en belastingdocumenten: 7 jaar, in overeenstemming met het Belgische boekhoud- en belastingrecht
• Beveiligings- en toegangslogs van de website: 6 tot 12 maanden
• Registraties van marketingtoestemming: voor de duur van de marketingrelatie plus 3 jaar

Na afloop van de toepasselijke bewaartermijn worden persoonsgegevens veilig gewist of onomkeerbaar geanonimiseerd. Wanneer wissen niet onmiddellijk uitvoerbaar is (bv. back-upsystemen), worden de gegevens afgezonderd en beschermd tegen verdere actieve verwerking tot het wissen kan worden voltooid.

9. Gegevensbeveiliging

Dataero treft passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen onopzettelijke of onrechtmatige vernietiging, verlies, wijziging, ongeoorloofde verstrekking of toegang, in overeenstemming met artikel 32 AVG. Onze beveiligingsmaatregelen omvatten onder meer:

• versleuteling van persoonsgegevens tijdens de overdracht (TLS/SSL) en in rust;
• rolgebaseerde toegangscontrole en het beginsel van minimale rechten;
• meervoudige authenticatie voor toegang tot productiesystemen;
• regelmatige beveiligingsbeoordelingen, kwetsbaarheidsscans en penetratietests;
• opleiding van het personeel inzake gegevensbescherming en informatiebeveiliging;
• procedures voor incidentrespons en melding van inbreuken in verband met persoonsgegevens in overeenstemming met de artikelen 33 en 34 AVG.

Ondanks deze maatregelen is geen enkel systeem volledig immuun voor beveiligingsincidenten. Indien u kennis krijgt van een beveiligingskwetsbaarheid of -incident met betrekking tot onze Diensten, verzoeken wij u ons onmiddellijk te verwittigen via legal@dataero.eu.

10. Externe verwerkers

Wij delen persoonsgegevens met vertrouwde externe verwerkers die namens ons diensten verlenen. Alle verwerkers zijn gebonden door verwerkersovereenkomsten die hen verplichten: persoonsgegevens uitsluitend op onze gedocumenteerde instructies te verwerken; passende technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen te treffen; ons bij te staan bij het nakomen van verzoeken van betrokkenen en beveiligingsverplichtingen; en de gegevens te wissen of terug te geven bij beëindiging van de diensten.

De categorieën externe verwerkers die wij inschakelen, omvatten:

Cloudinfrastructuur en hosting (gegevensopslag, verwerking en noodherstel)

Tools voor klantrelatiebeheer (CRM) (beheer van zakelijke contacten en verkooppijplijn)

Platforms voor e-mail en marketingautomatisering (transactionele en marketingcommunicatie)

Betalingsverwerkers (verwerking van abonnementsbetalingen; Dataero bewaart geen betaalkaartgegevens)

Webanalyse (Google Analytics 4 van Google Ireland Limited, alleen met uw toestemming)

Tools voor klantenondersteuning (ticketing en beheer van ondersteuningsdossiers)

Wij verkopen, verhuren of verhandelen uw persoonsgegevens niet aan derden voor hun eigen onafhankelijke marketing- of commerciële doeleinden.

11. Uw rechten onder de AVG

Als betrokkene beschikt u over de volgende rechten onder de AVG, met inachtneming van de toepasselijke voorwaarden, beperkingen en uitzonderingen waarin het Unierecht of het Belgische recht voorziet:

Recht van inzage (art. 15 AVG): uitsluitsel verkrijgen over het al dan niet verwerken van uw persoonsgegevens en een kopie van die gegevens ontvangen, samen met informatie over hoe ze worden verwerkt.

Recht op rectificatie (art. 16 AVG): onjuiste of onvolledige persoonsgegevens zonder onredelijke vertraging laten corrigeren.

Recht op gegevenswissing / “recht op vergetelheid” (art. 17 AVG): de wissing van uw persoonsgegevens vragen wanneer er geen prevalerende gerechtvaardigde reden is om ze te bewaren, wanneer u uw toestemming intrekt (en er geen andere rechtsgrond van toepassing is), of wanneer de gegevens onrechtmatig zijn verwerkt.

Recht op beperking van de verwerking (art. 18 AVG): vragen dat wij de verwerking van uw persoonsgegevens in bepaalde omstandigheden beperken (bv. terwijl de juistheid van de gegevens wordt betwist).

Recht op overdraagbaarheid van gegevens (art. 20 AVG): de persoonsgegevens die u ons hebt verstrekt in een gestructureerde, gangbare en machineleesbare vorm verkrijgen en, waar technisch haalbaar, die gegevens aan een andere verwerkingsverantwoordelijke laten overdragen (geldt wanneer de verwerking berust op toestemming of een overeenkomst en via geautomatiseerde procedés wordt verricht).

Recht van bezwaar (art. 21 AVG): te allen tijde bezwaar maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens op basis van gerechtvaardigde belangen (art. 6, lid 1, onder f)), met inbegrip van profilering voor die doeleinden, en bezwaar maken tegen verwerking ten behoeve van direct marketing (in welk geval wij de verwerking onmiddellijk staken).

Recht om toestemming in te trekken (art. 7, lid 3, AVG): wanneer de verwerking berust op uw toestemming, die toestemming te allen tijde intrekken. De intrekking doet geen afbreuk aan de rechtmatigheid van de verwerking die vóór de intrekking heeft plaatsgevonden.

Om een van deze rechten uit te oefenen, dient u een schriftelijk verzoek in via legal@dataero.eu. Wij antwoorden binnen één (1) maand na ontvangst, met een mogelijke verlenging van twee (2) maanden voor complexe of talrijke verzoeken (in welk geval wij u binnen de eerste maand over de verlenging informeren). Wij kunnen uw identiteit verifiëren voordat wij uw verzoek behandelen. Verzoeken zijn in principe kosteloos; voor kennelijk ongegronde of buitensporige verzoeken kunnen wij een redelijke vergoeding aanrekenen.

12. Geautomatiseerde besluitvorming en profilering

Dataero neemt geen besluiten over personen waaraan rechtsgevolgen zijn verbonden of die hen anderszins in aanmerkelijke mate treffen, uitsluitend op basis van geautomatiseerde verwerking, met inbegrip van profilering, in de zin van artikel 22, lid 1, AVG.

Wanneer analyse- of AI-tools worden gebruikt om gebruikspatronen te analyseren, gebeurt dit uitsluitend met het oog op interne productverbetering en leidt dit niet tot geautomatiseerde individuele besluitvorming met aanmerkelijke rechtsgevolgen of vergelijkbare gevolgen. Indien deze praktijk in de toekomst verandert, zullen wij dit beleid bijwerken en alle aanvullende informatie verstrekken die het toepasselijke recht vereist.

13. Gegevens van kinderen

De website en de Diensten van Dataero zijn uitsluitend gericht op zakelijke gebruikers en professionele organisaties. Wij verzamelen of verwerken niet bewust persoonsgegevens van personen jonger dan 18 jaar. Indien u meent dat wij onbedoeld persoonsgegevens van of over een minderjarige hebben ontvangen, neem dan onmiddellijk contact met ons op via legal@dataero.eu; wij zullen dan onverwijld stappen ondernemen om die gegevens te wissen.

14. Toezichthoudende autoriteit

U hebt te allen tijde het recht een klacht in te dienen bij de bevoegde toezichthoudende autoriteit indien u meent dat uw persoonsgegevens in strijd met het toepasselijke gegevensbeschermingsrecht zijn verwerkt. De leidende toezichthoudende autoriteit voor Dataero Europe SRL is:

Gegevensbeschermingsautoriteit / Autorité de protection des données (GBA/APD)
Drukpersstraat 35 / Rue de la Presse 35
1000 Brussel, België
Tel.: +32 2 274 48 00
E-mail: contact@apd-gba.be
Website: www.autoriteprotectiondonnees.be

Indien u zich in een andere lidstaat van de EU/EER bevindt, kunt u ook een klacht indienen bij de gegevensbeschermingsautoriteit van het land van uw gewone verblijfplaats of werkplek. Wij zouden echter de kans waarderen om uw bezorgdheden rechtstreeks te behandelen voordat u zich tot een toezichthoudende autoriteit wendt. Neem in eerste instantie contact met ons op via legal@dataero.eu.

15. Wijzigingen van dit Privacybeleid

Wij kunnen dit Privacybeleid van tijd tot tijd bijwerken om wijzigingen in onze gegevensverwerkingspraktijken, wettelijke vereisten of de Diensten die wij aanbieden te weerspiegelen. Bij wezenlijke wijzigingen geven wij een redelijke voorafgaande kennisgeving, per e-mail of via een duidelijke mededeling op de website, ten minste vijftien (15) dagen voordat de wijzigingen van kracht worden. De datum van de meest recente herziening staat bovenaan deze pagina.

Door de website of de Diensten na een bijwerking te blijven gebruiken, erkent u het herziene beleid. Voor belangrijke wijzigingen die uw rechten aantasten, kunnen wij waar wettelijk vereist opnieuw om uw toestemming vragen.

Voor vragen over dit Privacybeleid of onze gegevensbeschermingspraktijken kunt u contact met ons opnemen via legal@dataero.eu.