Informativa sulla privacy

In Dataero Europe SRL, la protezione dei Suoi dati personali è una responsabilità fondamentale. La presente Informativa sulla privacy spiega come raccogliamo, utilizziamo, condividiamo e proteggiamo i dati personali in relazione al nostro sito web dataero.eu e alla nostra piattaforma software di gestione aeronautica (i “Servizi”), in conformità con il Regolamento (UE) 2016/679 (Regolamento generale sulla protezione dei dati, “GDPR”) e con la legge belga applicabile in materia di protezione dei dati (Loi du 30 juillet 2018 relative à la protection des personnes physiques à l’égard des traitements de données à caractère personnel).

1. Chi siamo e recapiti

Il titolare del trattamento responsabile dei Suoi dati personali è:

Dataero Europe SRL
Rond-Point Robert Schuman 11
1040 Bruxelles, Belgio
Numero di impresa: BE 1004.272.375
E-mail: legal@dataero.eu

Per qualsiasi richiesta in materia di protezione dei dati, per esercitare i Suoi diritti o per segnalare un problema, La invitiamo a contattarci all’indirizzo legal@dataero.eu. Ci impegniamo a rispondere a tutte le richieste entro i termini previsti dalla legge applicabile.

Dataero non ha nominato un Responsabile della protezione dei dati (RPD) formale, in quanto non effettua un monitoraggio sistematico su larga scala né un trattamento su larga scala di categorie particolari di dati ai sensi dell’articolo 37 del GDPR. Le questioni relative alla privacy sono gestite dalla nostra funzione legale all’indirizzo sopra indicato.

2. Ambito di applicazione della presente Informativa

La presente Informativa sulla privacy si applica ai dati personali trattati in relazione a:

(a) visitatori del sito web dataero.eu;
(b) persone che ci contattano tramite moduli, e-mail o altri canali di comunicazione;
(c) dipendenti, rappresentanti e utenti autorizzati dei nostri clienti aziendali che accedono alla piattaforma Dataero;
(d) qualsiasi altra persona i cui dati personali trattiamo in qualità di titolare del trattamento.

Distinzione tra titolare e responsabile del trattamento. Quando Dataero tratta dati personali per conto di un cliente aziendale che agisce in qualità di titolare del trattamento (ad esempio, registri di gestione degli equipaggi, dati operativi del personale o dati relativi ai passeggeri inseriti nella nostra piattaforma da un cliente), Dataero agisce in qualità di responsabile del trattamento ai sensi dell’articolo 4, punto 8), del GDPR. In tali circostanze, la documentazione sulla privacy del cliente e il nostro Accordo sul trattamento dei dati (“DPA”) disciplinano tale trattamento. La presente Informativa non si applica ai dati personali per i quali Dataero agisce esclusivamente in qualità di responsabile del trattamento.

I clienti che desiderano stipulare un DPA con Dataero possono contattare legal@dataero.eu.

3. Dati personali che raccogliamo

3.1 Dati dei visitatori del sito web

Quando visita il nostro sito web, possiamo raccogliere:

Dati tecnici: indirizzo IP, tipo di browser, pagina richiesta e ora della richiesta, registrati nei log del nostro server per gestire e proteggere il sito web.

Misurazione dell'utilizzo (solo con il Suo consenso): pagine visualizzate, posizione approssimativa (paese, città), dispositivo, browser e lingua, raccolti con Google Analytics 4 per comprendere come viene utilizzato il sito web. Base giuridica: il Suo consenso (art. 6, par. 1, lett. a), del GDPR), che può revocare in qualsiasi momento tramite il link Impostazioni dei cookie in fondo a ogni pagina.

Dati di contatto: nome, indirizzo e-mail professionale, qualifica, nome dell’azienda e numero di telefono forniti volontariamente tramite i moduli di contatto o di richiesta informazioni.

Richieste di demo e preventivo: i dati inseriti nel modulo di contatto (nome, organizzazione, e-mail di lavoro, numero di telefono facoltativo, tipo di organizzazione, app di interesse, messaggio, nonché pagina e lingua da cui è stato inviato) vengono trasmessi al nostro sistema di gestione delle relazioni con i clienti (CRM), dove il nostro team gestisce la Sua richiesta.

Dati di marketing: preferenze e-mail e dati di interazione se si iscrive alle nostre comunicazioni di marketing.

Memorizzazione nel browser: come descritto nella Sezione 6 di seguito.

3.2 Dati della piattaforma (clienti aziendali e loro utenti)

Quando Lei o la Sua organizzazione utilizza la piattaforma Dataero, possiamo trattare:

Dati dell’account: nome, indirizzo e-mail professionale, qualifica, ruolo e organizzazione datrice di lavoro.

Dati operativi: dati inseriti nella piattaforma relativi alle operazioni aeronautiche, che possono includere registrazioni associate a membri dell’equipaggio identificati, personale operativo o altre persone. Qualora tali dati costituiscano dati personali, Dataero li tratta in qualità di responsabile del trattamento per conto del cliente-titolare.

Dati di utilizzo: file di log, informazioni di sessione, modalità di utilizzo delle funzionalità, eventi di sistema e segnalazioni di errore generati durante l’uso della piattaforma.

Dati di assistenza: comunicazioni e informazioni fornite quando contatta il nostro servizio di assistenza clienti.

3.3 Dati che non raccogliamo

Non raccogliamo intenzionalmente categorie particolari di dati personali (articolo 9 del GDPR) — quali dati relativi alla salute, origine razziale o etnica, opinioni politiche, convinzioni religiose o dati biometrici — tramite il nostro sito web. Qualora tali dati siano incidentalmente inclusi nei dati operativi della piattaforma da un cliente, il cliente resta il titolare del trattamento responsabile di garantire una base giuridica valida per tale trattamento, e Dataero li tratterà esclusivamente in conformità con il DPA applicabile.

4. Basi giuridiche del trattamento (articolo 6 del GDPR)

Trattiamo i Suoi dati personali solo quando disponiamo di una base giuridica valida per farlo. Le basi giuridiche su cui ci fondiamo sono le seguenti:

4.1 Esecuzione di un contratto (art. 6, par. 1, lett. b), del GDPR)
Trattiamo i dati dell’account, i dati di utilizzo della piattaforma e i dati di assistenza per fornire e gestire i nostri Servizi in forza del nostro Contratto di abbonamento software con la Sua organizzazione, e per adottare misure precontrattuali su Sua richiesta (ad es. rispondere a una richiesta di informazioni su un prodotto o a una richiesta di demo).

4.2 Legittimo interesse (art. 6, par. 1, lett. f), del GDPR) Trattiamo i log di sicurezza e di prevenzione delle frodi, nonché le comunicazioni di marketing B2B (ove non richiedano il consenso ai sensi delle norme ePrivacy applicabili), sulla base del nostro legittimo interesse a mantenere la sicurezza e l’integrità dei nostri sistemi e a promuovere i nostri Servizi presso contatti professionali pertinenti. Abbiamo valutato che su tali interessi non prevalgono i Suoi diritti e le Sue libertà fondamentali, tenuto conto del contesto B2B delle nostre attività e della limitata invasività del trattamento in questione.

4.3 Adempimento di obblighi legali (art. 6, par. 1, lett. c), del GDPR)
Trattiamo determinati dati quando ciò è richiesto dal diritto belga, dal diritto dell’UE, dalla normativa fiscale applicabile, da provvedimenti giudiziari o da richieste delle autorità di controllo o di polizia competenti.

4.4 Consenso (art. 6, par. 1, lett. a), del GDPR) Quando ci basiamo sul Suo consenso, ad esempio per le comunicazioni di marketing via e-mail ove richiesto dalle norme ePrivacy applicabili, Lei può revocare il consenso in qualsiasi momento senza pregiudicare la liceità del trattamento effettuato prima della revoca. Le richieste di revoca del consenso vanno indirizzate a legal@dataero.eu.

5. Come utilizziamo i Suoi dati personali

Utilizziamo i dati personali che raccogliamo per le seguenti finalità, ciascuna fondata su una base giuridica descritta nella Sezione 4:

• gestire, mantenere e migliorare questo sito web e i Servizi;
• creare e gestire gli account utente e fornire assistenza clienti;
• rispondere alle richieste di informazioni ed elaborare le richieste precontrattuali e contrattuali;
• inviare e-mail transazionali e notifiche di servizio necessarie al funzionamento del Suo account;
• inviare comunicazioni di marketing ai contatti aziendali sui nostri prodotti e servizi (fatto salvo il diritto di opposizione o il consenso, a seconda dei casi);
• analizzare l’uso della piattaforma Dataero da parte degli utenti autenticati al fine di migliorare i nostri Servizi;
• rilevare, indagare e prevenire frodi, abusi, accessi non autorizzati e incidenti di sicurezza;
• adempiere agli obblighi di legge e rispondere alle richieste legittime di autorità di regolamentazione, giudiziarie o di polizia;
• far rispettare i nostri Termini e condizioni e tutelare i diritti e gli interessi di Dataero e di terzi.

6. Cookie e tecnologie di tracciamento

Solo con il Suo consenso, questo sito web utilizza Google Analytics 4, fornito da Google Ireland Limited, per misurarne l'utilizzo. È configurato con Google Signals e le funzionalità pubblicitarie disattivati, i suoi cookie scadono dopo 13 mesi, e Google Analytics non registra né memorizza gli indirizzi IP. Finché Lei non accetta, non viene installato alcun cookie di misurazione e non viene inviato alcun dato di misurazione; il rifiuto non ha alcun effetto sul Suo utilizzo del sito web. Le pagine in cinese semplificato non lo caricano mai.

Memorizza inoltre due impostazioni nel local storage del Suo browser, che non lasciano mai il Suo dispositivo: la Sua scelta della visualizzazione chiara o scura (chiave website-theme) e la Sua scelta in materia di analisi (chiave website-cookie-consent, 12 mesi). Sono strettamente necessarie per fornire quanto da Lei richiesto e non richiedono il Suo consenso. Può eliminarle in qualsiasi momento cancellando i dati del sito nel Suo browser.

Per l'elenco completo dei cookie e per sapere come modificare la Sua scelta, consulti la nostra Informativa sui cookie.

7. Trasferimenti internazionali di dati

Dataero è una società belga e tratta i dati personali principalmente all’interno dello Spazio economico europeo (“SEE”). Tuttavia, alcuni dei nostri fornitori di servizi terzi hanno sede al di fuori del SEE, inclusi gli Stati Uniti. Quando trasferiamo dati personali verso paesi che non hanno ottenuto una decisione di adeguatezza della Commissione europea ai sensi dell’articolo 45 del GDPR, garantiamo che siano in atto garanzie adeguate, in particolare:

Clausole contrattuali tipo (SCC): ci basiamo principalmente sulle clausole contrattuali tipo adottate dalla Commissione europea con la decisione di esecuzione (UE) 2021/914 del 4 giugno 2021 (per i trasferimenti da titolare a responsabile e da titolare a titolare). Ove necessario, le SCC sono integrate da una valutazione d’impatto del trasferimento (“TIA”) e da misure tecniche e organizzative aggiuntive.

Quadro UE-USA per la protezione dei dati personali: per i trasferimenti verso fornitori con sede negli Stati Uniti certificati ai sensi del Quadro UE-USA per la protezione dei dati personali (decisione di adeguatezza adottata dalla Commissione europea il 10 luglio 2023), possiamo basarci su tale decisione di adeguatezza come meccanismo di trasferimento.

Può richiedere informazioni sulle garanzie specifiche applicabili ai trasferimenti verso un determinato responsabile del trattamento contattando legal@dataero.eu.

8. Conservazione dei dati

Conserviamo i dati personali solo per il tempo necessario alle finalità per cui sono stati raccolti, tenendo conto degli obblighi di conservazione previsti dalla legge e delle legittime esigenze aziendali. I nostri periodi di conservazione standard sono i seguenti:

• Dati del modulo di contatto e delle richieste di informazioni: 3 anni dalla data dell’ultimo contatto o dalla chiusura del relativo rapporto precontrattuale
• Dati dell’account e della piattaforma: per la durata del rapporto contrattuale più 5 anni, o come altrimenti richiesto dalla legge applicabile
• Documenti finanziari, di fatturazione e fiscali: 7 anni, in conformità con il diritto contabile e fiscale belga
• Log di sicurezza e di accesso del sito web: da 6 a 12 mesi
• Registrazioni del consenso al marketing: per la durata del rapporto di marketing più 3 anni

Alla scadenza del periodo di conservazione applicabile, i dati personali vengono cancellati in modo sicuro o resi anonimi in modo irreversibile. Qualora la cancellazione non sia immediatamente praticabile (ad es. sistemi di backup), i dati vengono isolati e protetti da ulteriori trattamenti attivi fino a quando la cancellazione non possa essere completata.

9. Sicurezza dei dati

Dataero attua misure tecniche e organizzative adeguate per proteggere i dati personali dalla distruzione, perdita, modifica, divulgazione non autorizzata o accesso, accidentali o illeciti, in conformità con l’articolo 32 del GDPR. Le nostre misure di sicurezza includono, a titolo non esaustivo:

• cifratura dei dati personali in transito (TLS/SSL) e a riposo;
• controlli di accesso basati sui ruoli e principio del privilegio minimo;
• autenticazione a più fattori per l’accesso ai sistemi di produzione;
• valutazioni di sicurezza periodiche, scansione delle vulnerabilità e test di penetrazione;
• formazione del personale in materia di protezione dei dati e sicurezza delle informazioni;
• procedure di risposta agli incidenti e di notifica delle violazioni dei dati personali in conformità con gli articoli 33 e 34 del GDPR.

Nonostante tali misure, nessun sistema è del tutto immune da incidenti di sicurezza. Qualora venga a conoscenza di una vulnerabilità o di un incidente di sicurezza riguardante i nostri Servizi, La invitiamo a informarci immediatamente all’indirizzo legal@dataero.eu.

10. Responsabili del trattamento terzi

Condividiamo i dati personali con responsabili del trattamento terzi di fiducia che forniscono servizi per nostro conto. Tutti i responsabili sono vincolati da accordi sul trattamento dei dati che impongono loro di: trattare i dati personali soltanto su nostra istruzione documentata; attuare misure di sicurezza tecniche e organizzative adeguate; assisterci nel dare seguito alle richieste di esercizio dei diritti degli interessati e negli obblighi di sicurezza; cancellare o restituire i dati al termine della prestazione dei servizi.

Le categorie di responsabili del trattamento terzi di cui ci avvaliamo includono:

Infrastruttura cloud e hosting (archiviazione, elaborazione dei dati e disaster recovery)

Strumenti di gestione delle relazioni con i clienti (CRM) (gestione dei contatti aziendali e della pipeline commerciale)

Piattaforme di e-mail e marketing automation (comunicazioni transazionali e di marketing)

Fornitori di servizi di pagamento (elaborazione dei pagamenti degli abbonamenti; Dataero non conserva i dati delle carte di pagamento)

Analisi web (Google Analytics 4 di Google Ireland Limited, solo con il Suo consenso)

Strumenti di assistenza clienti (ticketing e gestione dei casi di assistenza)

Non vendiamo, non cediamo in locazione né scambiamo i Suoi dati personali con terzi per loro finalità di marketing o commerciali autonome.

11. I Suoi diritti ai sensi del GDPR

In qualità di interessato, Lei dispone dei seguenti diritti ai sensi del GDPR, fatte salve le condizioni, le limitazioni e le esenzioni applicabili previste dal diritto dell’UE o dal diritto belga:

Diritto di accesso (art. 15 del GDPR): ottenere la conferma che sia o meno in corso un trattamento di dati personali che La riguardano e ricevere una copia di tali dati, unitamente alle informazioni su come vengono trattati.

Diritto di rettifica (art. 16 del GDPR): ottenere la rettifica dei dati personali inesatti o incompleti senza ingiustificato ritardo.

Diritto alla cancellazione / “diritto all’oblio” (art. 17 del GDPR): chiedere la cancellazione dei Suoi dati personali quando non sussiste alcun motivo legittimo prevalente per conservarli, quando revoca il consenso (e non sussiste altra base giuridica), o quando i dati sono stati trattati illecitamente.

Diritto di limitazione di trattamento (art. 18 del GDPR): chiedere che limitiamo il trattamento dei Suoi dati personali in determinate circostanze (ad es. mentre è contestata l’esattezza dei dati).

Diritto alla portabilità dei dati (art. 20 del GDPR): ricevere i dati personali che ci ha fornito in un formato strutturato, di uso comune e leggibile da dispositivo automatico, e ottenere la trasmissione di tali dati a un altro titolare del trattamento ove tecnicamente fattibile (si applica quando il trattamento si basa sul consenso o su un contratto ed è effettuato con mezzi automatizzati).

Diritto di opposizione (art. 21 del GDPR): opporsi in qualsiasi momento al trattamento dei Suoi dati personali basato sul legittimo interesse (art. 6, par. 1, lett. f)), compresa la profilazione per tali finalità, e opporsi al trattamento per finalità di marketing diretto (nel qual caso cesseremo immediatamente il trattamento).

Diritto di revocare il consenso (art. 7, par. 3, del GDPR): quando il trattamento si basa sul Suo consenso, revocare tale consenso in qualsiasi momento. La revoca non pregiudica la liceità del trattamento effettuato prima della revoca.

Per esercitare uno qualsiasi di questi diritti, La invitiamo a presentare una richiesta scritta a legal@dataero.eu. Risponderemo entro un (1) mese dal ricevimento, termine prorogabile di ulteriori due (2) mesi per richieste complesse o numerose (nel qual caso La informeremo della proroga entro il primo mese). Potremmo verificare la Sua identità prima di dare seguito alla richiesta. Le richieste sono di norma gratuite; potremmo addebitare un contributo ragionevole per richieste manifestamente infondate o eccessive.

12. Processo decisionale automatizzato e profilazione

Dataero non adotta decisioni riguardanti le persone che producano effetti giuridici o che incidano in modo analogo significativamente su di esse basate unicamente su un trattamento automatizzato, compresa la profilazione, ai sensi dell’articolo 22, paragrafo 1, del GDPR.

Quando vengono utilizzati strumenti di analisi o di IA per analizzare le modalità di utilizzo, ciò avviene esclusivamente per finalità interne di miglioramento del prodotto e non comporta un processo decisionale automatizzato relativo alle persone fisiche con effetti giuridici significativi o analoghi. Qualora questa prassi dovesse cambiare in futuro, aggiorneremo la presente Informativa e forniremo le eventuali informazioni aggiuntive richieste dalla legge applicabile.

13. Dati dei minori

Il sito web e i Servizi Dataero sono rivolti esclusivamente a utenti aziendali e organizzazioni professionali. Non raccogliamo né trattiamo consapevolmente dati personali relativi a persone di età inferiore ai 18 anni. Qualora ritenga che abbiamo inavvertitamente ricevuto dati personali da o relativi a un minore, La invitiamo a contattarci immediatamente all’indirizzo legal@dataero.eu e provvederemo tempestivamente a cancellare tali dati.

14. Autorità di controllo

Ha il diritto di proporre reclamo in qualsiasi momento all’autorità di controllo competente qualora ritenga che i Suoi dati personali siano stati trattati in violazione della normativa applicabile in materia di protezione dei dati. L’autorità di controllo capofila per Dataero Europe SRL è:

Autorité de protection des données / Gegevensbeschermingsautoriteit (APD/GBA)
Rue de la Presse 35 / Drukpersstraat 35
1000 Bruxelles, Belgio
Tel.: +32 2 274 48 00
E-mail: contact@apd-gba.be
Sito web: www.autoriteprotectiondonnees.be

Se si trova in un altro Stato membro dell’UE/SEE, può inoltre proporre reclamo all’autorità per la protezione dei dati del Suo paese di residenza abituale o del luogo di lavoro. Saremmo tuttavia lieti di avere l’opportunità di rispondere direttamente alle Sue preoccupazioni prima che si rivolga a un’autorità di controllo. La invitiamo a contattarci in prima istanza all’indirizzo legal@dataero.eu.

15. Modifiche alla presente Informativa sulla privacy

Potremmo aggiornare di tanto in tanto la presente Informativa sulla privacy per riflettere cambiamenti nelle nostre prassi di trattamento dei dati, nei requisiti di legge o nei Servizi che offriamo. In caso di modifiche sostanziali, forniremo un preavviso ragionevole, che potrà avvenire tramite e-mail o tramite un avviso ben visibile sul sito web, almeno quindici (15) giorni prima dell’entrata in vigore delle modifiche. La data dell’ultima revisione è indicata in cima a questa pagina.

L’uso continuato del sito web o dei Servizi dopo qualsiasi aggiornamento costituisce presa d’atto dell’Informativa riveduta. Per modifiche significative che incidono sui Suoi diritti, potremmo richiedere un nuovo consenso ove previsto dalla legge.

Per qualsiasi domanda sulla presente Informativa sulla privacy o sulle nostre prassi in materia di protezione dei dati, La invitiamo a contattarci all’indirizzo legal@dataero.eu.